การทำงานเป็นทีมถือเป็นปัจจัยสำคัญของอนาคตองค์กร แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าสมาชิกภายในทีมจำเป็นต้องทำงานหรือพูดคุยกันอยู่ในห้องเดียวกันตลอดเวลา โชคดีที่ปัจจุบันมีเครื่องมือด้านการประสานงานทั้งทางวิดีโอและแบบดิจิตอลมากมายที่ได้รับการพัฒนาขึ้นมาอย่างต่อเนื่อง จนไม่ถูกจำกัดจากคุณภาพของอินเทอร์เน็ตหรือแบนด์วิธที่ต้องใช้ในการสตรีมมิ่งวิดีโออีก แต่จะมาให้ความสำคัญกับคุณภาพของการประสานงานหรือ Collaboaration แทน
เริ่มต้นจากการบัฟเฟอร์วิดีโอหรือ Buffering ซึ่งเดิมนั้นมักมีปัญหาจนทำให้สมาชิกที่อยู่ในการประชุมผ่านวิดีโอรู้สึกเบื่อและเสียเวลา แต่ตอนนี้เรื่องของการปล่อยให้เพื่อนร่วมงานคอยนั่งจ้องหน้าจอที่ค้างอยู่กับที่ หรือการแลกเปลี่ยนสื่อสารความเห็นแต่ละครั้งก็รู้สึกเหมือนแผ่นเสียงตกร่อง ไม่ซิงค์แบบเรียลไทม์ ได้กลายเป็นอดีตอย่างสิ้นเชิง
ปัจจุบัน มีข้อเท็จจริงหลักสองประการที่องค์กรควรให้ความสนใจได้แก่ ประการแรก: ทีมงาน และการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญไปสู่ความสำเร็จทางธุรกิจในระยะยาว และประการที่สอง: พนักงานแต่ละคนเริ่มเปลี่ยนไปทำงานแบบโมบายล์ อยู่กระจายห่างกัน และมีแนวโน้มที่จะทำงานจากสถานที่ต่างๆ ที่อยู่ห่างกันหลายๆ ที่มากขึ้น
การเปลี่ยนแปลงของลักษณะการทำงาน และความชื่นชอบของพนักงานเหล่านี้ โดยเฉพาะในกลุ่มพนักงานฟรีแลนซ์, คู่สัญญาภายนอก, และผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ที่รักจะทำงานจากทุกที่ ทุกเวลา ทำให้คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือสำหรับการประชุมจากระยะไกลที่มีความเสถียรและเป็นแบบเรียลไทม์ รวมทั้งเครื่องมือในการประสานงานจากระยะไกลที่มีประสิทธิภาพด้วย
โดยสมัยนี้ คุณสามารถเริ่มการประชุมผ่านวิดีโอได้ทันทีจากทุกอุปกรณ์ บนทุกเครือข่าย จากทุกที่ทั่วโลก โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยโครงสร้างพื้นฐานหรือซอฟต์แวร์เพิ่มเติมที่มีราคาแพง และการติดตั้งรวมทั้งการใช้งานควรเป็นไปอย่างง่ายดายและรวดเร็ว
ด้วยเหตุที่การทำงานเป็นทีมถือเป็นรากฐานความสำเร็จของธุรกิจ จึงทำให้เราจำเป็นต้องเลือกใช้โซลูชั่นการสื่อสารแบบยูนิฟายด์ที่ช่วยยกระดับประสิทธิการการประสานงานระหว่างทีม โดยไม่เป็นอุปสรรคหรือถ่วงความเจริญของทีมแทนเหมือนแต่ก่อน
เราควรคำนึงเรื่องประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้เป็นศูนย์กลางของระบบทั้งหมด โดยการโทรติดต่อหรือแบ่งปันข้อมูลระหว่างกันไม่ควรมีขั้นตอนการใช้งานหรือการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ซึ่งรวมทั้งการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มหรือโซลูชั่นที่แตกต่างกัน หรือการแพร์จับคู่กับระบบประชุมผ่านวิดีโอเจ้าอื่นที่เป็นมาตรฐาน ไปจนถึงการสร้าง, เข้าร่วม, และจัดการงานประชุมจากทุกอุปกรณ์ที่ใช้งานผ่านเว็บได้
Ricoh มองว่า ระบบประชุมผ่านวิดีโอควรพกพาได้ง่าย มีน้ำหนักเบา ไม่จำเป็นต้องเป็นระบบขนาดใหญ่ที่อาศัยฮาร์ดแวร์ซับซ้อนตั้งอยู่ภายในสำนักงานอีกต่อไป โดยระบบประชุมสมัยใหม่นี้ควรใช้เปิดการประชุมได้จากทุกที่ เชื่อมต่อกับสถานที่ตั้งระยะไกลได้ไม่จำกัด ติดต่อกับสมาชิกจำนวนมากได้ผ่านเครื่องมือคอลลาบอเรตที่เปิดให้ทุกคนมีส่วนร่วมและเข้าร่วมกิจกรรมได้อย่างไร้ขีดจำกัด
ประสิทธิภาพของทีมงานขึ้นกับความสามารถในการประสานงาน ดังนั้นเราจำเป็นต้องมีทูลอำนวยความสะดวกในการประสานงานที่ผสานเข้ากับระบบประชุมผ่านวิดีโอได้อย่างต่อเนื่อง เช่น การใช้กระดานไวท์บอร์ดแบบอินเตอร์แอคทีฟที่เชื่อมต่อได้มาช่วยในการบันทึกและแบ่งปันความเห็น
จากมุมมองด้านธุรกิจนั้น การประชุมผ่านวิดีโอ และโซลูชั่นการประสานงานจากระยะไกลจำเป็นต้องวางระบบบนโครงสร้างพื้นฐานที่มั่นคงและเชื่อถือได้ ดังนั้นเครือข่ายการสื่อสารวิดีโอแบบ Multiprotocol Label Switching (MPLS) ที่มีคุณภาพสูง ครอบคลุมทั่วโลก มีดาต้าเซ็นเตอร์ที่กระจายอยู่ทั่วโลกรองรับการทำงาน จึงช่วยประกันคุณภาพการสื่อสารอย่างละเอียดและชัดเจนตลอดเวลา พร้อมๆ กับระดับความปลอดภัยและการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งมากที่สุด
ปัจจุบัน การทำงานเป็นทีมไม่ได้มีพฤติกรรมแบบที่เคยเป็นในอดีต ไม่ได้จำเป็นต้องทำงานในห้องเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องทำงานในเวลาเดียวกัน และไม่จำเป็นต้องทำงานจากอุปกรณ์แบบเดียวกันอีกต่อไป ด้วยทูลการสื่อสารผ่านวิดีโอและประสานงานจากระยะไกลที่ทรงพลังได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นต่อธุรกิจ เพื่อให้ได้ทีมงานที่มีความคล่องตัวและทำงานได้มีประสิทธิภาพ
ที่มา : Ricoh
